【導入事例あり】Web問診アプリ導入で失敗しないためのポイントは？

「Web問診で効率化したいけれど選ぶ基準がわからない」

「新しいシステムを導入しても失敗するのでは…」

Web問診アプリは、待ち時間や転記作業の負担を減らす診療効率化につながるツールです。ただ、Web問診を導入した後の使いやすさが気になるクリニックの院長先生や経営者の方も多いでしょう。

失敗しないWeb問診アプリ選びには、「電子カルテとの連携」が大切です。自院に合わせた機能があるWeb問診アプリを導入しても、電子カルテとの互換性が悪いとスタッフの負担が増大しかねません。

本記事では、Web問診導入で失敗しないポイントとして、電子カルテ連携に焦点を当てて解説します。電子カルテと連携する3つの方法やWeb問診をスムーズに連携させたクリニックの事例を紹介します。

Web問診導入で直面しがちな「電子カルテ連携」の問題

Web問診アプリ導入の失敗は、その多くが電子カルテとの連携問題に起因します。連携がうまくいかないと、業務効率化どころか現場の負担を増大させる「二度手間」が発生するためです。具体的には、以下のような失敗例がよく聞かれます。

オンプレミス型カルテで連携できない

院内サーバーを設置するオンプレミス型の電子カルテの場合、連携できるWeb問診アプリが限られます。「連携可能」と聞いて導入したものの、実際は限定的な機能しか使えず結局スタッフが手入力するケースです。

データが不完全・文字化けする

問診データは転送されるものの、カルテ側で正しく表示されないこともあります。アレルギー情報が途中で切れたり、自由記述欄が文字化けしたりします。結局、Web問診と電子カルテの両画面を確認する必要があり、手間は減りません。

連携が不安定で現場が混乱する

院内のネットワーク環境によって、連携が成功したり失敗したりするケースです。毎回データが正しく転送されたか確認する必要があり、かえって負担が増大します。連携失敗時には患者に再度記入をお願いしなければならず、余計な混乱を招きます。

電子カルテとWeb問診アプリがどのように連携できるかは、導入前に必ず確認しておくことが大切です。「自院の電子カルテと本当に連携できるのか？」という不安が残るサービスは、選ぶべきではありません。

Web問診と電子カルテの3つの連携方法

Web問診と電子カルテの連携には主に3つの方法があります。連携方法の特徴とメリット・デメリットを理解し、自院の電子カルテに最適なWeb問診アプリを選びましょう。

• 自動連携
• コピー＆ペースト
• Bluetooth連携

1. 自動連携

患者IDなどをキーとして、Web問診と電子カルテのシステムをひもづける方法です。問診入力が完了すると、自動的に電子カルテへデータが転送・格納されます。手作業なく連携できる点がメリットです。

一方で、Web問診と電子カルテのシステムに互換性がなくてはなりません。特に、院内サーバーを設置するオンプレミス型電子カルテとの連携は難しい場合があります。

2. コピー＆ペースト

Web問診の画面に表示された問診内容を、スタッフが手動でコピーして電子カルテに貼り付ける方式です。多くのシステムで採用されている方法で、特別な設定なしで導入できる手軽さがあります。

例えば、Web問診専用のURLやQRコードからWeb問診へ患者がアクセスし、入力した内容を電子カルテへコピーします。操作も簡単で、すぐに運用を開始できるでしょう。

しかし、スタッフの手作業が一部残るため業務負担の削減効果は限定的です。手作業である以上、転記ミスが発生するリスクは避けられません。

3. Bluetooth連携

Web問診システムと電子カルテをBluetoothで接続し、問診回答を自動で転記する方法です。インターネット接続が不要なため、接続状態が不安定な環境やオンプレミス型電子カルテでも導入しやすい利点があります。

ただし、無線通信であるため、院内の環境によっては接続が不安定になる可能性も考慮しなくてはいけません。導入前に自院の環境で安定して利用できるかを確認することが重要です。

Web問診アプリの導入目的別3つのタイプ

Web問診アプリは、導入目的によって3つのタイプに分けられます。機能の多さだけでなく、どのタイプが自院の課題解決の目的に近いかを見極めることが重要です。

• 臨床判断支援型：診断精度を追求する
• 業務フロー最適化型：業務改善までを視野に
• 全カルテ対応型：確実な接続を最優先

1. 臨床判断支援型：診断精度を追求する

医師の診断プロセスそのものを支援することを目的としたタイプです。例えば、AIが医学論文データベースに基づき、患者の主訴から関連性の高い質問を自動で生成するようなシステムです。

診察前に深く網羅的な情報を得られ、診断精度の向上が期待できます。複雑な症例を扱うことが多いクリニックや、若手医師の教育ツールとして活用したい場合に適しています。

2. 業務フロー最適化型：業務改善までを視野に

問診機能に加えて予約管理や集患サポート機能までをカバーし、クリニック運営全体の効率化を目指すタイプです。例えば、問診完了後にLINE公式アカウントへの登録を促し、患者との継続的な関係構築を支援します。

業務フロー全体を見直し、患者満足度の向上から増患・増収までつなげたいと考えるクリニックに適しています。

3. 全カルテ対応型：確実な接続を最優先

既存の業務環境を問わず「まず、確実につながる」ことを最優先するタイプです。オンプレミス型電子カルテなど、連携が難しいシステムとの接続を特許技術などを用いて解決します。

「多機能なアプリを導入したのに、結局手入力」という最悪の事態を絶対に避けたい場合に、合理的な選択肢となります。

【導入事例】Web問診アプリで解決できる現場の課題

電子カルテとのスムーズな連携は、クリニックにどのような変化をもたらすのでしょうか。Web問診を導入し、業務効率化に成功した3つのクリニックの事例を紹介します。

1.樹のはなクリニック

樹のはなクリニックでは、「データが瞬く間にカルテに吸い込まれる」ほどの電子カルテとWeb問診の連携を実現しました。来院理由が一目でわかりやすく、看護師が行っていた問診票の手入力もなくなり、業務負担の軽減につながっています。

また、往診の際にもスマホで入力できる問診票を自院でカスタマイズしています。往診時にノートパソコンを持ち歩く必要がなくなり、負担軽減につながりました。

参考：在宅診療もメルプでスマホ1つで済むので、問診業務がとてもラクになりました。│メルプWEB問診

2.梶ケ谷クリニック

梶ケ谷クリニックでは、Web問診の導入によって医師が電子カルテのS欄を入力する必要がなくなりました。問診内容がそのまま電子カルテへ反映されるため、医師がカルテ入力に費やしていた時間が大幅に削減されました。

患者の回転が早くなり、待ち時間の短縮につながっています。

参考：メルプを導入してから、SOAPのSを書かなくてすむようになりました│メルプWEB問診

3. にいがた乳腺クリニック

にいがた乳腺クリニックでは、Web問診の活用により紹介状作成のほぼ自動化を実現しました。

問診結果を電子カルテに貼り付け、その内容をそのまま紹介状にも貼り付けています。紹介状に貼り付けられるように、問診内容を自院でカスタマイズして手軽に貼り付け可能にしました。

患者を待たせることなく、5分程度で紹介状を渡せる体制を整えています。

参考：紹介状の作成がほぼ自動化できるようになった点が良かったです。│メルプWEB問診

失敗しないWeb問診アプリの導入は「連携のスムーズさ」が大切

Web問診アプリ選びの成否は、電子カルテとの連携のスムーズさで決まります。使用している電子カルテの互換性を実際に操作してみて確認したうえで導入を検討しましょう。

株式会社ヒーローイノベーションが提供するメルプWEB問診は、特許取得のBluetooth技術により、あらゆる電子カルテとの連携が可能です。導入時の煩わしい設定も不要で、10分で設定が完了します。

「本当に自院のカルテとつながるのか？」という不安を解消するため、実際のデモで連携の様子を確認することがおすすめです。デモに加えて診察内容に最適な活用をご提案する個別説明会を実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。

メルプWEB問診