電子カルテとは？3つのメリットと使いこなす方法を詳しく解説
電子カルテの導入は、クリニック経営を改善するきっかけになります。
ただし、電子カルテを入れれば必ずうまくいくわけではありません。
選び方や使い方を誤ると、現場が混乱し、業務が回らなくなるケースもあります。
紙カルテの運用に限界を感じている院長にとって、デジタル化は避けて通れない課題です。
一方で、高額な初期費用をかけたのに使われない、連携不足で二度手間が増えるといった失敗例があるのも事実です。
本記事では、電子カルテの定義や経営への影響、注意点を整理します。導入すべきかどうかを見極める材料として活用してください。
目次
電子カルテとは？押さえておくべき基本
電子カルテは患者さんの情報をコンピューターで管理するシステムを指します。
以前は、手書きしていた記録を、すべてデジタルデータとして保存・共有します。
重要なのは、過去のデータを瞬時に検索して診療に役立てる仕組みである点です。
過去の情報をすぐに検索し、複数のスタッフが同時に確認できることで、診療の質やスピードに影響します。
電子カルテは、クリニックの現場の動きを変える基盤です。
電子カルテの定義と役割
電子カルテを導入すると、医師が診察内容を記録し、看護師やコメディカルが情報を共有できるようになります。
目的は、医療安全を高めて業務を効率化することです。
たとえば、以前の診察で処方した薬やアレルギー情報を確認できれば、「見落とした」といったヒューマンエラーによる医療事故を防げます。
また、紙カルテを探す時間がなくなるため、患者さんを待たせる時間も減ります。
記録をすぐに活用できるデータとして蓄積することで、質の高い医療を支えるのです。
電子カルテがクリニック経営に与える影響
電子カルテを導入すると、クリニック全体の動きがスムーズになります。
看護師はナースステーションで画面を見ながら処置の準備ができ、医療事務は会計やレセプト作成に必要な情報を転記せずに受け取れます。
患者さんのケアに集中できる環境が整い、満足度の向上が期待できるため、経営の安定につながるでしょう。
なぜ今、電子カルテが当たり前になっているのか
医療業界でデジタル化が進む背景には、人手不足と効率化があります。
現場の負担を減らす手段として、電子カルテは欠かせない設備となっています。
医療現場の人手不足と業務過多
多くの医療機関で、スタッフの業務量は増えています。
人を増やしたくても採用できず、今いるスタッフで回すしかない状況が続いているのです。
実際に、帝国データバンクの調査によると、2025年上半期だけで医療機関の倒産は35件発生しており、過去最多だった2024年を上回るペースで推移しています。
経営が行き詰まる要因はさまざまですが、「人が足りず業務量が回らない」という問題があります。
電子カルテは、少ない人数で安全に診療を回し続けるための現実的な対策です。
患者ニーズの変化
患者さんは医療の質だけでなく、待ち時間の短縮や丁寧な説明を求めています。
スピーディーな情報共有ができないと、満足度が下がり他院へ流れるかもしれません。
電子カルテを使えば、検査結果を画面で見せながらわかりやすく説明でき、会計も自動でできる部分もできるため、会計の待ち時間が短くなります。
ストレスの少ない受診を提供できる点は、選ばれるクリニックにおいて強みとなるでしょう。
医療DX・オンライン化の流れ
国全体で医療DXを推進しており、デジタル化は避けては通れない流れです。
電子カルテを導入していないと、地域の医療との連携オンライン資格確認や電子処方箋の仕組みを活用できません。
今後の医療は、病院や薬局で情報を共有する方向へ進みます。
医療システムに対応するためにも、電子カルテの導入を整えておくことが重要です。
電子カルテ導入で得られる主なメリット
電子カルテを導入することで、記録の負担を軽減できます。
読みやすい記録が残り、必要な情報をすぐに検索できることも利点です。ここでは、さまざまなメリットを紹介します。
診療記録の効率化・標準化できる
電子カルテでは入力形式を統一できるため、記録内容のばらつきが少なくなり、質の安定につながります。
定型文やテンプレートを活用すれば、短時間で必要な情報を記載できます。
たとえば、看護記録を作成する際に、あらかじめ設定された項目に沿って入力する場面を想像してみてください。
言葉選びに悩む時間が減り、重要なポイントを押さえた記録が残せます。
本来の業務により多くの時間を使えるようになるでしょう。
情報共有がスムーズになる
電子カルテは院内のどこからでも同時に閲覧できるため、スタッフの連携がスピーディーになります。
医師の指示や検査結果をすぐに確認でき、次の対応に移ることが可能です。
受付で受け取った患者さんの問診内容を、医師がすぐに確認できるようになります。
紙カルテを運ぶ手間がなくなり、患者さんの案内もスムーズになります。
連携が円滑になることで、スタッフの精神的な負担も軽減されるでしょう。
院長の「見えない仕事」が減らせる
電子カルテを導入すると、院長が担っている管理業務の効率化にもつながります。
カルテの確認や承認、処方内容のチェックが円滑になり、診療以外に費やす時間を減らせるのです。
書類に追われていた状態から、画面操作だけで過去の履歴や必要な情報を確認できるため、診察やスタッフへの声かけに時間を使えるようになります。
院長に余裕が生まれることで、職場の雰囲気が改善し、より良い経営判断にもつながるでしょう。
電子カルテのデメリットと注意点
電子カルテは便利なツールですが、導入するだけで課題が解決するわけではありません。
初期設定や運用のルールを決めないと、かえって仕事が増える恐れがあります。
導入の目的を明確にして、現場に合わせた設定を進める必要があります。
導入すれば自動で楽になるわけではない
電子カルテは、使いこなすための工夫が必要です。
現場の動線に合わない設定のままでは、入力が面倒になり、使われなくなるケースもあります。
たとえば、画面を何度も切り替えなければならない、ボタンの配置が直感的でない、といった不満が出る場合、かえってストレスが増え、業務効率が下がってしまいます。
導入前に運用フローを整理し、現場で使いやすい形を話し合うことが重要です。
スタッフのITリテラシー課題
パソコン操作の得意・不得意は、スタッフによって異なります。
操作が難しいシステムを導入すると、慣れるまで現場が混乱することがあります。
新しい操作に戸惑い、患者さんの前で手が止まってしまう看護師もいるでしょう。
十分な教育時間を確保しないと、電子カルテの機能を十分に活用できないため、導入時には説明会を行い、マニュアルを用意することが欠かせません。
全員が安心して使えるようなサポート体制を整えましょう。
関連記事：電子カルテの使い方｜医療事務への教え方と入力負担を減らす秘訣
「連携できない電子カルテ」の落とし穴
電子カルテと他のシステムが連携していない場合、データの二重入力が発生します。
予約や会計が別管理だと、転記ミスのリスクも高まります。
予約システムの内容を手書きで写し、さらに会計システムへ入力する場合、作業が増えるほど、ミスは起こりやすくなりがちです。
効率化を目的に導入したはずが、業務が複雑になるケースも少なくありません。
電子カルテを使いこなすためには「連携」が必要
電子カルテは、他のシステムとつながることで機能が発揮されます。
周辺のツールと共有する方が電子カルテを導入するメリットは増えます。
- 予約システムとの連携
- Web問診との連携
- レセコン・会計との連携
自動で情報が流れる仕組みを作れば、入力ミスや手間の削減が可能です。
デジタル化の効果を高めるためには、システム間の連携が欠かせません。
関連記事：電子カルテとレセコンの違いとは？連携・一体化の5つのメリットと選び方
電子カルテ導入前に考えるべき視点
電子カルテを選ぶときは、今の使いやすさだけで判断してはいけません。
導入後は5年、10年と使い続けるケースが多くなります。
初期費用の安さだけで選ぶのではなく、「長期間、安定して使い続けられるか」という視点が重要です。
「今」ではなく「3年後」の運用を想像する
電子カルテを検討する際は、現在の規模だけでなく、将来のクリニックの姿を想像してください。
患者数が増えたり、看護師や医療事務が増員されたりした場合、システムがその変化に対応できるかが重要です。
機能拡張ができない電子カルテを選ぶと、使いづらいから入れ替えるという判断になり、高額な買い替えコストが発生します。
たとえば、診療科目を追加したり、分院を開設したりするケースでは、データ移行に時間や費用がかかる場合、これまで蓄積した診療情報を十分に活かせません。
サポート体制は十分かをリサーチする
電子カルテのトラブルが起こった際に、すぐ相談できる窓口があるかどうかは重要です。
導入時の説明や研修だけでなく、「ちょっとした困りごと」に対応してもらえるかを確認してください。
たとえば、パソコンが起動せず、診察開始が遅れそうになったときに、電話やチャットですぐに連絡がつき対処法を教えてもらえれば、現場の混乱は最小限で済みます。
サポート対応の時間帯、連絡手段、過去の導入実績や口コミを調べ、信頼できるメーカーかどうかを見極めましょう。
電子カルテ単体で選ばない
電子カルテは、単体で完結するシステムではありません。
予約システムやレセプなどと連携してこそ、業務がスムーズになります。
院内業務の全体像を整理し、「どの業務を効率化したいのか」を明確にしたうえで、必要なシステムを組み合わせましょう。
電子カルテに関するQ＆A
ここでは、日々の業務で直面しやすい電子カルテに関する疑問について、Q&A形式で詳しく解説します。
紙カルテから電子カルテへ移行するのは大変ですか？
最初は慣れが必要ですが、想像しているほど大きな負担にはなりません。
導入時にスケジュールを組み、現場の業務量が増えすぎないよう調整すれば、診療を止めずに移行できます
。メーカーのサポートを活用することで、移行の負担は大きく軽減できるでしょう。
電子カルテを使いこなすにはどうすればいいですか？
まずは基本的な操作に慣れて、テンプレート機能を活用してください。
よく使うフレーズを登録すれば、入力時間は短くなります。
操作でわからないことがあれば、メーカーのサポートや電子カルテの操作に慣れているスタッフに相談してください。
全ての機能を無理に覚えず、必要な部分から触れていきましょう。
電子カルテが十分に普及しない理由は何でしょうか？
導入費用や維持費がかかるため、小規模なクリニックでは導入をためらうケースがあります。
また、高齢の医師やスタッフにとってパソコン操作がハードルになる点も理由です。
しかし、近年では電子カルテの操作性が向上しているため、普及は加速しています。
電子カルテとは「記録ツール」ではなく経営基盤！
電子カルテは、クリニックの経営と現場を支える基盤です。
電子カルテを正しく活用すれば、スタッフの残業を減らし、患者さんのケアに集中できる時間を増やせます。
業務が整理されることで、現場に余裕が生まれ、結果として医療の質も向上します。
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＜参考サイト＞
