WEB問診の導入方法を5ステップで解説！スムーズに進めるためのポイント

WEB問診の導入を検討しているクリニックの経営者やスタッフのなかには、「何から始めたら良いのか分からない」「導入の進め方が分からない」と不安を感じている方も多いでしょう。

WEB問診は、患者さんの利便性向上やクリニックのスタッフの業務効率化につながるため、導入するメリットが多いサービスです。

しかし、手順を間違えてしまうと、導入がうまくいかず、かえって負担が増えてしまうかもしれません。

この記事では、WEB問診の導入を成功に導くための5つのステップと、スムーズに進めるためのポイントを解説します。

この記事を参考にして、あなたのクリニックに最適なWEB問診をスムーズに導入させ、患者さんとクリニックのスタッフの満足度を高めましょう。

WEB問診の導入方法5ステップ

WEB問診を導入する際は、ステップを踏んで段階的に進めることが大切です。

ステップ1：目的を明確にする

WEB問診を導入する最初のステップとして、目的を明確にしましょう。

目的が明らかでないと、サービス選びや運用がうまくいきません。

例えば、「クリニックの待ち時間を減らして患者さんの満足度を上げたい」「スタッフの業務負担を減らしたい」といった具体的な目的を決めてください。

目的を定めることで、必要な機能が分かり、どのサービスを導入すべきか判断できます。

ステップ2：サービスを比較・選定する

WEB問診サービスによって機能や費用が異なるため、クリニックに合ったサービスを比較・選定しましょう。

多くのサービスは、電子カルテとの連携や多言語対応、オンライン決済といった機能があります。

WEB問診を導入する目的に合わせて、必要な機能がそろっているか確認しましょう。

同時に、初期費用やランニングコストが予算に合っているかの確認が必要です。

ステップ3：試験運用・スタッフ研修を行う

サービスの選定後は、試験運用とスタッフ研修を行うことが大切です。

来院数が少ない時間帯に限定して試験運用を開始すると、来院数が増えた際に患者さんへの案内や操作方法で戸惑う点がでてくるかもしれません。

随時、スタッフ間で問題点を共有し、解決策を話し合いましょう。

本格導入前に試験運用とスタッフ研修を行うことで、スムーズに運用を開始できます。

ステップ4：患者さんへの周知を行う

本格導入の準備が整ったら、患者さんへの周知を進めましょう。

ホームページや院内のポスター、予約確認メールなど、さまざまな媒体でWEB問診を導入することを伝える必要があります。

また、来院時にスタッフが患者さんに利用方法を分かりやすく案内することで、患者さんも安心してWEB問診を利用できます。

ステップ5：本格的に導入する

周知が完了し、準備が整ったら本格的にWEB問診を導入してください。

一例として、オンライン予約をした患者さんからWEB問診に回答してもらい、少しずつWEB問診の利用を促しましょう。

WEB問診の運用を開始した後も、患者さんやスタッフからのフィードバックを定期的に収集し、質問項目を見直すなどの改善を続けることが、トラブルを抑えられ、より良い運用には不可欠です。

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WEB問診の導入にかかる費用と必要な準備

WEB問診を導入する際は、費用や必要な準備を把握しておくことが重要です。

ここでは、主な費用と準備について解説します。

初期費用と月額費用

WEB問診を導入する際は「初期費用」と「月額費用」がかかります。

初期費用には、システムの設定や電子カルテとの連携費用が含まれ、月額費用には、システムの利用料やサポート費用が含まれているのが一般的です。

ただし、これらの費用は、クリニックの規模や必要な機能によって変わるため、事前に複数のサービスを比較し、費用を確認しましょう。

端末やネットワーク環境の整備

WEB問診を導入する際は、端末やネットワーク環境の整備が欠かせません。

タブレットを待合室に設置したり、患者さん自身のスマートフォンで回答してもらったりする方法があります。

また、スムーズな通信のために、安定したインターネット回線が必要です。

スタッフ教育・マニュアル作成

WEB問診を導入する際は、スタッフ教育とマニュアル作成が重要です。

スタッフがWEB問診の操作に慣れていないと、患者さんをスムーズに案内できません。

スタッフを対象に、操作方法や患者さんへの案内方法を学ぶ研修を実施します。

また、操作手順やトラブル対応方法をまとめたマニュアルを作成し、いつでも確認できるようにしておきましょう。

スタッフ全員がWEB問診を使いこなせるようにすることで、導入効果を高められます。

WEB問診の導入をスムーズに進めるためのポイント

WEB問診を導入する際は、いくつかのポイントを押さえることで、よりスムーズに進められます。

ここでは、主なポイントを2つ解説します。

無料トライアルやデモ体験を実施する

実際に使ってみることで、サービスが自院の業務に合うか確認できるため、無料トライアルやデモ体験を実施しましょう。

無料トライアル期間を利用して、スタッフが患者さん役になり、受付から診察までの流れを体験してみてください。

操作性や画面の見やすさ、電子カルテとの連携状況などを実際に試してみることで、マニュアルでは分からない課題が見つかるかもしれません。

無料トライアルやデモ体験を活用することで、導入後のミスマッチを防げます。

質問項目をシンプルにする

質問項目は、できるだけシンプルにしましょう。

なぜなら、質問項目が多すぎると、患者さんの負担が増えてしまい、回答を途中でやめてしまう可能性があるためです。

例えば、次の項目に絞ると、患者さんも答えやすいです。

• 来院目的
• 主な症状
• 既往歴
• 服用している薬

診察に必要な最低限の質問項目に絞り込んでみましょう。

また、専門用語を使わず、誰にでも分かりやすい言葉で質問項目をシンプルにすると、患者さんが最後まで回答してくれる可能性が高まります。

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紙問診との併用でスムーズに移行する

WEB問診の導入初期は、紙の問診票との併用を検討しましょう。

全ての患者さんがデジタルツールに慣れているわけではないからです。

高齢の患者さんや、スマートフォンの操作に不慣れな患者さんは、紙の問診票を好む場合があります。

最初は、WEB問診を希望する患者さんにのみ利用してもらい、徐々に利用を促しましょう。

紙の問診票を完全に廃止するのではなく、患者さんの状況に合わせて柔軟に対応することで、トラブルを避けてスムーズに移行できます。

院内オペレーションを標準化する

WEB問診を導入する際は、院内オペレーションを標準化しましょう。

スタッフ全員が同じ手順で業務を行うことで、業務効率が向上します。マニュアル化する内容は、主に次の通りです。

• 診察の流れ
• 患者さんへの声かけのタイミング
• 電子カルテへの情報連携方法

新しいスタッフが入った際も、マニュアルがあればスムーズに研修を進められます。

ただし、マニュアル化した後も、定期的なアップデートが必要です。

新しい情報を追記したマニュアルを活用することで、誰が担当しても同じ質のサービスを提供でき、安定したクリニック運営につながります。

事例から学ぶWEB問診の導入の成功パターン

WEB問診の導入を成功させたクリニックの事例を2つ紹介します。

大規模な医療機関での導入事例

ある500床規模の病院では、予約システムとWEB問診を連携させることで、受付から診察までの待ち時間を大幅に短縮しました。診察の準備がスムーズに進み、1日の外来患者さんを効率的に診察できるようになりました。

患者満足度の改善事例

あるクリニックでは、WEB問診の導入後、「待ち時間が短くて助かった」という患者さんからの声が増えました。また、事前に自宅でゆっくりと症状を記入できるため、診察時に伝え忘れることがなくなり、医師とのコミュニケーションもスムーズになりました。その結果、「診察が丁寧で分かりやすい」という口コミが増え、患者さんの満足度の向上につながりました。

WEB問診の導入に関するよくある質問

WEB問診の導入に関して、よくある質問をまとめました。

Q.WEB問診を導入するのにどれくらい期間がかかりますか？

WEB問診を導入する期間は、一般的には1ヶ月から3ヶ月ほどでしょう。

WEB問診の導入までには、サービスの選定や契約、初期設定、スタッフ研修などを行う必要があります。

ただし、クリニックの規模やサービスの内容によって期間は異なります。

事前の準備をしっかりと行い、スケジュールに余裕を持つことが大切です。

Q.高齢者の患者が多いクリニックでも導入できますか？

高齢者の患者さんが多いクリニックでも、WEB問診を導入できます。

多くのWEB問診サービスは、直感的に操作できるシンプルな画面になっており、文字を大きく表示したり、難しい専門用語を使わないなど、高齢者の患者さんが使いやすいように工夫されています。

また、導入初期は、紙の問診票も用意しておくことで、デジタルツールが苦手な患者さんにも対応できます。

Q.WEB問診の導入でセキュリティは大丈夫ですか？

WEB問診は、セキュリティ対策がしっかりとされています。

ただし、導入する際は、サービス提供会社のセキュリティ対策について確認し、安心して利用できるサービスを選びましょう。

WEB問診は導入準備と運用設計が成功のカギ！

WEB問診の導入は、事前の準備と運用設計が成功のカギとなります。

目的を明確にし、自院に合ったサービスを選び、スタッフや患者さんへの周知を徹底することで、スムーズに導入できるでしょう。

また、導入後も、患者さんやスタッフからのフィードバックを参考に運用を改善していくことが大切です。

WEB問診は、クリニックの業務効率化や患者さん満足度の向上に大きく貢献するツールです。

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